Een PostNL verzendlabel maak je online aan in je eigen account of in de omgeving van je webwinkel. Je vult afzender, ontvanger en formaat in, rekent af en print het label. Daarna plak je het vlak op het pakket, op het grootste oppervlak, zodat de barcode scanbaar blijft. Hieronder staan de stappen, plus de fouten die vaak voorkomen.
Wat je nodig hebt
Voor je begint, leg je alles klaar. Dat scheelt zoeken en voorkomt dat je een label print zonder dat de doos klaar is.
- Een gesloten, stevig dichtgeplakte doos of zak
- De adresgegevens van de ontvanger, met huisnummer en postcode
- Een printer, of een labelprinter als je regelmatig verzendt
- Papier of zelfklevende etiketten
- Transparante tape om het label vast te zetten
Stap 1: kies het juiste pakkettype
Meet de doos en weeg het pakket voor je het label aanmaakt. De gekozen maat en het gewicht bepalen welk label je krijgt. Geef je een te kleine maat op en blijkt de doos groter, dan kan de vervoerder dat corrigeren en daar kosten voor rekenen. Meet de buitenkant, inclusief eventuele uitstulpingen. Weeg het pakket op een keukenweegschaal of personenweegschaal en tel de verpakking mee. Schat je het gewicht alleen, dan zit je er vaak naast.
Stap 2: maak het label aan
Log in op de PostNL omgeving die je gebruikt, of gebruik de koppeling met je webwinkel. Vul de gegevens in en bevestig het formaat. Controleer dan de postcode en het huisnummer. Een typefout is de meest voorkomende reden dat een pakket niet aankomt of een omweg maakt.
Stap 3: print het label
Print op een A4-vel of op een etiket. Op A4 knip je het label uit en plak je het met tape vast. Op een zelfklevend etiket kun je het direct plakken. Zorg dat de printer op voldoende kwaliteit staat. Een vaag afgedrukte barcode wordt niet gescand. Wie regelmatig verzendt, kan gebruikmaken van etiketten en labels die bij een labelprinter of kantoorprinter passen. Meer over de keuze tussen etiket en sticker staat in onze blog over verzendetiketten kiezen.
Stap 4: plak het label goed
Hier gaat het vaak mis. Een label dat losraakt, is een pakket dat niet te volgen is.
Plaats
Plak het label op het grootste vlak van de doos, meestal de bovenkant. Niet over een naad, niet over een rand en niet op een gebogen hoek. Als het label over een vouw loopt, kan de barcode scheeftrekken en niet meer scannen.
Tape erover
Dek het label af met transparante tape, over de hele afdruk of alleen over de randen. Plak ook de randen aan. Zo voorkom je dat het loslaat bij regen of in de sorteermachine. Tape de barcode zelf niet af met glanzend materiaal als dat reflecteert, want dat kan het scannen storen. Gebruik gewone, matte of heldere verpakkingstape.
Oude labels
Hergebruik je een doos, haal dan oude labels en barcodes weg of plak ze volledig af. Een oude barcode kan bij het scannen worden gelezen, waarna het pakket naar het verkeerde adres gaat.
Welke verpakking past bij welk label
| Verpakking | Waar plak je het label | Let op |
|---|---|---|
| Kartonnen verzenddoos | Bovenkant, vlak deel | Niet over naden of kleppen |
| Postdoos met sluitflap | Bovenkant of grootste zijvlak | Niet over de sluitstrook |
| Verzendzak | Midden van de zak, vlak gestreken | Strijk kreukels uit |
| Koker of lange doos | Op het platte deel, bij een koker langs de lengte | Barcode niet om de bocht |
Meerdere pakketten tegelijk verzenden
Verstuur je meer dan een paar pakketten per week, dan loont het om het proces vast te leggen. Print alle labels in een keer, leg ze bij de bijbehorende doos en controleer voor het plakken of naam en adres bij elkaar horen. Een verwisseld label is moeilijk te herstellen, zeker als beide pakketten al zijn ingeleverd. Webwinkels met een koppeling laten het systeem de labels aanmaken, waardoor typefouten bijna verdwijnen. Check wel steeds of de maat die het systeem kiest overeenkomt met de doos die je werkelijk gebruikt, want daar gaat het in de praktijk vaak mis.
Veelvoorkomende fouten
- Het label is geprint op te dun of nat papier
- Het label is afgesneden en mist een deel van de barcode
- Het adres bevat een fout in postcode of huisnummer
- De afzender ontbreekt, waardoor retour onmogelijk is
- Er zit nog een oude barcode op de doos
Wat als je geen printer hebt
Dan kun je in veel gevallen een code laten maken die je bij een afgiftepunt laat scannen en printen. Hoe dit werkt, bepaalt PostNL zelf en kan veranderen. Lees daarom de actuele instructies in je verzendomgeving. Wil je weten hoe je een pakket voorbereidt voor afgifte, dan helpt onze blog over een pakket retour sturen via PostNL.
Veelgestelde vragen
Kan ik een PostNL label zonder printer gebruiken?
Soms wel, via een code die je bij een afgiftepunt laat printen. De mogelijkheden verschillen en worden door PostNL bepaald. Controleer de actuele voorwaarden.
Moet ik het label afplakken met tape?
Het is niet verplicht, maar het voorkomt dat het label loslaat of onleesbaar wordt. Gebruik heldere tape en plak de randen vast.
Wat als de barcode niet scant?
Print het label opnieuw met een hogere kwaliteit en plak het schoon op een vlak deel. Een kreukel of vouw in de barcode is vaak de oorzaak.
Mag ik een label hergebruiken?
Nee, elk label hoort bij één zending. Maak voor elk pakket een nieuw label aan.
