Kopieerpapier en kantoorartikelen koop je zakelijk het voordeligst in bulk, per doos in plaats van per pak. Meestal betaal je dan minder per vel, heb je minder bestelmomenten en minder leveringen. Bepaal eerst je verbruik per maand, kies dan de papiersoort en voeg de kantoorartikelen toe die je toch al gebruikt, zoals enveloppen, hygiëneproducten en pakbonnen.
Kopieerpapier kiezen
Voor dagelijks printen en kopiëren is wit A4-papier van 80 g/m² de standaard. Dat gewicht werkt in de meeste printers en kopieerapparaten. In de collectie kopieerpapier vind je de A4 kantoorpapier wit, 80 g/m², doos met 2500 vellen. Een doos van 2500 vellen komt overeen met vijf pakken van 500 vel.
Wanneer kies je een zwaarder papier
Voor offertes, brieven met briefhoofd of tweezijdig printen kan een zwaarder papier prettiger zijn, omdat het minder doorschijnt. Dat vraagt wel om een printer die het gewicht aankan. Controleer de specificaties van je apparaat voor je een grote partij bestelt.
Hoeveel papier heb je nodig
Je verbruik bereken je zo:
- Tel het aantal pakken dat je in de afgelopen drie maanden hebt gebruikt.
- Deel dat door drie voor het gemiddelde per maand.
- Reken daar een veiligheidsmarge bij, zodat je niet zonder papier zit.
- Kies de doos als bestelhoeveelheid. Is dat te veel voor een keer, bestel dan per kwartaal in plaats van per maand.
Papier is gevoelig voor vocht. Bewaar de dozen droog en op kamertemperatuur, plat op een plank of pallet en niet direct op de vloer. Papier dat opzwelt, loopt vaak vast in de printer.
Kantoorartikelen die je er meteen bij bestelt
Naast papier gebruikt een kantoor of magazijn nog een aantal artikelen die je in één keer kunt inkopen. Uit ons assortiment:
- Paklijstenveloppen A5 Documents Enclosed: voor pakbonnen en facturen aan de buitenkant van een doos. Meer vind je in de collectie enveloppen.
- Etiketten en labels: voor adressering en waarschuwingen op pakketten.
- Overige artikelen, waaronder opvulmateriaal en bekers voor in de pantry.
Hygiëne en pantry op het kantoor
Voor een kantoor of werkplaats met personeel komen er vaak hygiëneartikelen bij. Bestel je die tegelijk met je papier, dan bespaar je op verzendmomenten. Bekijk de collecties toiletpapier en poetspapier en papieren handdoeken. Een voorbeeld is de Tork Premium keukenrol voor pantry en werkplek. Welke soorten poetspapier je kiest, lees je in het artikel over poetspapier en hygiëne op de werkvloer.
Vergelijking in een tabel
| Artikel | Inkoopvorm | Let op |
|---|---|---|
| Kopieerpapier A4 80 g/m² | Doos van 2500 vellen | Droog bewaren |
| Paklijstenveloppen | Per verpakking | Formaat past bij je pakbon |
| Etiketten | Per rol of pak | Past bij je printer |
| Toiletpapier en poetspapier | Per doos | Dispenser moet passen |
Papier en milieu
Bij zakelijk gebruik wil je vaak weten waar het papier vandaan komt. Vraag bij je bestelling naar de papiersoort en de eventuele keurmerken, en controleer dat op de productpagina. Een duurzaam beleid begint bovendien bij minder printen. Zet printers standaard op dubbelzijdig, print geen mails uit en bewaar documenten digitaal. Dat scheelt in de inkoop en in de afvalbak.
Wat je bij een eerste bestelling controleert
- Past het formaat bij de printer en de laden?
- Is de hoeveelheid per doos praktisch om te verplaatsen? Een doos met 2500 vellen A4 is zwaar. Bedenk wie hem naar boven draagt.
- Is er plek om meerdere dozen droog op te slaan?
- Komen de producten in één levering, of moet je met meerdere bezorgmomenten rekening houden?
- Staan de facturen op de juiste bedrijfsnaam voor je boekhouding?
Heb je een kantoor met meerdere printers, gebruik dan één papiersoort voor alle apparaten. Dat voorkomt vastlopers door verschillen in dikte of oppervlak en maakt het bestellen eenvoudiger.
Zo organiseer je het inkopen
Zet je verbruik in een eenvoudig overzicht: artikel, verbruik per maand, voorraad en minimale voorraad. Bestel zodra de voorraad onder je minimum komt. Zo koop je niet te veel en zit je niet zonder. Combineer artikelen in één bestelling, zodat je verzendkosten laag blijven. Meer ideeën om kosten te drukken vind je in het artikel verzendkosten besparen.
Werk je met meerdere afdelingen of locaties, spreek dan af wie bestelt. Eén vaste besteller voorkomt dat twee collega's tegelijk papier bestellen en de doos dubbel binnenkomt. Bewaar ook de bestellijst, zodat een nieuwe collega weet wat er normaal wordt ingekocht.
Veelgestelde vragen
Kan ik papier per doos bestellen?
Ja, het kopieerpapier in ons assortiment is verkrijgbaar per doos van 2500 vellen.
Is 80 g/m² geschikt voor dubbelzijdig printen?
Meestal wel voor intern gebruik. Voor documenten waar tekst niet mag doorschijnen, kies je een zwaarder papier als je printer dat ondersteunt.
Hoe bewaar ik papier het best?
Droog, plat en weg van de vloer. Vochtig papier kan krullen en vastlopen in de printer.
Kan ik pakbonnen en paklijstenveloppen combineren?
Ja. Print de pakbon op A4, vouw hem en schuif hem in de envelop die je op de doos plakt.
