Een kleine webshop houdt voorraad bij met drie dingen: een vaste telling, een minimumvoorraad per artikel en een bestelpunt dat zegt wanneer je opnieuw bestelt. Doe dat ook voor je verpakkingsmateriaal. Een product dat op voorraad is maar zonder doos niet weg kan, levert je geen omzet op.
Wat je minimaal bijhoudt
Begin met een lijst van al je artikelen, met per artikel het aantal dat er ligt. Een spreadsheet is voor veel kleine webshops genoeg. Voeg drie kolommen toe: de minimumvoorraad, het bestelpunt en de plek in je magazijn of werkruimte. Software kan later, als je merkt dat het handmatig bijhouden te veel tijd kost.
Tel op een vast moment, bijvoorbeeld elke vrijdag. Wie alleen telt als er iets mis lijkt te zijn, merkt verschillen te laat op. Een kwartiertje per week is genoeg bij een klein assortiment.
Minimumvoorraad en bestelpunt
De minimumvoorraad is het aantal dat je nooit wilt onderschrijden. Het bestelpunt ligt hoger: zodra je voorraad daar op uitkomt, plaats je een nieuwe bestelling. Zo heb je nog een buffer terwijl je op de levering wacht.
Een eenvoudige formule voor het bestelpunt:
- Bepaal hoeveel stuks je gemiddeld per dag verkoopt.
- Vraag je leverancier hoeveel dagen het gemiddeld duurt voordat een bestelling binnen is.
- Vermenigvuldig die twee getallen en tel er een veiligheidsvoorraad bij op.
Een voorbeeld: je verkoopt 6 stuks per dag, je leverancier heeft gemiddeld 5 dagen nodig en je wilt een buffer van 15 stuks. Je bestelpunt is dan 6 x 5 + 15 = 45 stuks. Zodra er 45 liggen, bestel je bij.
Verpakkingsmateriaal hoort erbij
Veel webshops tellen producten wel en verpakking niet. Dan staat de bestelling klaar, maar ontbreekt de juiste doos of tape. Behandel verpakking daarom als een eigen voorraadgroep, met dezelfde regels als je producten.
Houd per verpakkingsonderdeel bij hoeveel je per week verbruikt. Een doos, een rol tape en een label gaan bij elk pakket mee, dus het verbruik loopt gelijk op met je verkoop. De verhouding is meestal eenvoudig uit te rekenen: honderd pakketten kosten honderd dozen, honderd labels en een bepaalde hoeveelheid tape en vulling.
| Onderdeel | Tel je per | Let op |
|---|---|---|
| Dozen per formaat | Stuk of bundel | Elk formaat apart, anders mis je het formaat dat het snelst opraakt |
| Tape | Rol | Houd altijd een reserverol bij de inpaktafel |
| Etiketten | Rol of pak | Check ook of je printer en etiketten bij elkaar passen |
| Vulmateriaal | Rol of zak | Bij breekbare producten verbruik je meer |
| Verzendzakken en enveloppen | Stuk of pak | Seizoenspieken vragen een hogere buffer |
Een spreadsheet opzetten in vier stappen
- Zet elk artikel op een eigen rij, met artikelnummer of SKU, naam en locatie.
- Voeg kolommen toe voor voorraad, minimumvoorraad, bestelpunt en leverancier.
- Laat een formule een kleur geven zodra de voorraad op of onder het bestelpunt komt.
- Noteer elke bestelling met datum en aantal, zodat je ziet hoe lang een leverancier er echt over doet.
Dat laatste punt wordt vaak overgeslagen. Je gaat uit van wat de leverancier belooft, terwijl je eigen gegevens je meer vertellen. Na een paar bestellingen zie je het echte gemiddelde en kun je je bestelpunt scherper zetten.
Retouren en afkeur meetellen
Niet elk teruggestuurd artikel kan opnieuw de verkoop in. Boek retouren daarom pas terug op voorraad nadat je ze hebt bekeken. Beschadigde artikelen krijgen een eigen plek of een eigen regel, zodat je voorraad niet hoger lijkt dan hij is. Hetzelfde geldt voor verpakking: een doos die tijdens het inpakken is ingescheurd, telt niet meer mee.
Seizoenen en acties
Je verbruik is niet het hele jaar gelijk. Rond feestdagen, uitverkoop en acties verstuur je meer. Pas je minimumvoorraad dan vooraf aan. Kijk naar de verkoop van dezelfde periode vorig jaar en tel er een marge bij op. Heb je nog geen vorig jaar, dan werkt een ruime buffer beter dan een krappe.
Waar je bewaart
Zet dozen droog en vlak weg. Vocht maakt karton slap en tape verliest plakkracht in een vochtige ruimte. Houd per formaat een vaste plek aan, met een duidelijk etiket. Dan weet je zonder tellen wat er ligt. Platte dozen nemen weinig ruimte in, dus een rek met planken is vaak genoeg. Meer over het inrichten van je verpakking lees je in webshop verpakking kiezen.
Laat een collega of vriend ook eens zelf iets uit het rek halen op basis van je etiketten. Kan die persoon het zonder uitleg vinden, dan werkt je indeling. Is dat niet zo, dan pas je de plekken of etiketten aan voordat de drukte begint.
Waar je bijbestelt
Bij Packaging Discounter vind je kartonnen dozen vanaf € 0,11 per stuk, daarnaast verzenddozen, verpakkingstape en etiketten en labels. Heb je een afwijkend formaat nodig? Rekenen kan direct online in de doos op maat calculator op de homepage. Wil je liever een offerte, vraag die dan aan via de offertepagina.
Fouten die je makkelijk voorkomt
- Alleen producten tellen en verpakking vergeten.
- Te vaak kleine hoeveelheden bestellen, waardoor je meer bestelwerk hebt.
- Geen vaste telmomenten, waardoor verschillen laat opvallen.
- Geen aparte plek per artikel, waardoor je zoekt en dubbel bestelt.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik mijn voorraad tellen?
Voor een klein assortiment is een vaste telling per week genoeg. Snelle artikelen kun je vaker bekijken, langzame minder vaak.
Wat is het verschil tussen minimumvoorraad en bestelpunt?
De minimumvoorraad is het aantal dat je nooit wilt onderschrijden. Het bestelpunt ligt daarboven en is het moment waarop je een nieuwe bestelling plaatst.
Moet ik voorraadbeheersoftware gebruiken?
Niet meteen. Een spreadsheet werkt goed zolang je weinig artikelen hebt. Software wordt interessant als je meerdere verkoopkanalen hebt of vaker verschillen vindt.
Hoeveel verpakkingsmateriaal houd ik op voorraad?
Houd minimaal genoeg voor de periode die je leverancier nodig heeft om bij te leveren, plus een buffer voor drukte. Reken met je verkoop per week en per formaat.
