Een pakket laten ophalen regel je bij de vervoerder zelf: PostNL, DHL en DPD bieden meestal een ophaalservice aan, vaak voor zakelijke klanten of tegen een vergoeding. Maak het pakket klaar met een stevige gesloten doos, een goed label en een gewicht dat binnen de voorwaarden valt. Controleer de actuele regels altijd bij de vervoerder.
Wat je eerst regelt
Voor je een ophaalafspraak maakt, kijk je naar drie dingen: welke vervoerder je gebruikt, welke dienst je afneemt en of ophalen is inbegrepen of apart wordt gerekend. De voorwaarden en kosten verschillen per vervoerder, per type klant en kunnen veranderen. Daarom noemen we hier geen prijzen of tijden, maar kijk je op de website of in je zakelijke account.
- Heb je een zakelijk account? Dan zit ophalen vaak in je afspraken.
- Verstuur je incidenteel? Dan is afgeven bij een punt soms makkelijker.
- Gaat het om grote of zware zendingen? Vraag naar de mogelijkheden voor pallets of groupage.
Het pakket klaarmaken
Een ophaalservice werkt alleen als het pakket klaarstaat. De chauffeur wacht niet op inpakken. Zorg dat het pakket dicht is, het label zichtbaar is en alles op een vaste plek staat, zoals bij de voordeur of in de loods.
| Onderdeel | Controleer |
|---|---|
| Doos | Stevig, niet bol, geen scheuren |
| Sluiting | Tape over de middennaad en de randen |
| Label | Plat op het grootste vlak, scanbaar, niet over een naad |
| Gewicht | Binnen de grenzen van jouw dienst |
| Afmetingen | Binnen de maximale maten van de vervoerder |
| Adres | Volledig, met postcode en huisnummer |
Zet pakketten niet in een doorgang of op een natte vloer. Een pakket dat op een vochtige ondergrond staat, trekt vocht op en kan onder de tape losgaan. Leg er zo nodig een plank of een stuk karton onder en zet de pakketten met het label naar boven zodat de chauffeur het direct ziet.
De doos
Kies een doos waar je product met wat ruimte in past. Een doos die te groot is, kost vaak meer in verzending en geeft meer schade. Een te kleine doos bolt op en kan open gaan. Bekijk de verzenddozen of de postdozen voor lichte, kleine zendingen. Vul de ruimte op met papier of noppenfolie en schud de doos licht om te kijken of er iets beweegt.
Sluiten en etiketteren
Sluit de doos met verpakkingstape. Plak een strook over de naad aan de bovenkant en aan de onderkant, en loop met de tape een stukje de zijkanten op. Een extra strook over de randen maakt de doos steviger. Print het label op een etiket of een stuk papier dat je met tape bevestigt. Dek een papieren label af met een stukje doorzichtige tape, zodat het niet vochtig wordt.
Een ophaalverzoek plaatsen
- Log in op je account bij de vervoerder of gebruik de pakketdienst die je webshop koppelt.
- Kies de dienst en de datum die de vervoerder aanbiedt.
- Vul het adres en het aantal pakketten in.
- Geef eventuele instructies, bijvoorbeeld waar de pakketten staan.
- Bewaar de bevestiging.
Welke opties er zijn en hoe ze heten, verschilt per vervoerder. Ga daarom uit van wat je in je eigen omgeving ziet.
Als er niemand is
Zet het pakket op een afgesproken veilige plek, zoals een overdekte hoek, als de vervoerder dat toestaat. Laat bij twijfel iemand thuis zijn. Maak een foto van het pakket met label voor je het neerzet. Is het pakket weg zonder scan, dan heb je een bewijs van de staat en plek.
Voor webshops: een vaste routine
Verstuur je dagelijks pakketten, maak er dan een routine van. Pak in de ochtend in, sluit alle dozen en zet ze in de middag klaar op een vaste plek. Houd een lijst bij van het aantal pakketten en vergelijk dat met het aantal scans dat de vervoerder meldt. Een verschil valt zo meteen op.
- Gebruik per dag een vaste kar of rolcontainer voor uitgaande pakketten.
- Zet pakketten per vervoerder bij elkaar, zodat de chauffeur niet hoeft te zoeken.
- Zorg dat de tape en de etiketten bij de pakplek liggen en niet bij een ander werkpunt.
- Print labels vooraf en controleer steekproefsgewijs of ze scannen.
Voor besparing op verzendkosten kun je ook verzendkosten besparen als webshop lezen.
Veelvoorkomende problemen
Het pakket is niet opgehaald: controleer of je het verzoek hebt bevestigd en of het pakket bereikbaar was. Het label scant niet: het zat over een naad of was vochtig geworden. De doos is onderweg open gegaan: er zat te weinig tape op of de doos was te vol. Bij herhaling loont het om je werkwijze aan te passen, niet alleen het pakket opnieuw te versturen.
Wat je beter niet doet
- Pakketten klaarzetten met een label dat nog niet is vastgeplakt.
- Een pakket achterlaten op een plek waar anderen erbij kunnen, zonder afspraak.
- Een te zware doos laten ophalen terwijl de dienst een lager gewicht toestaat.
- Het ophaalverzoek vergeten te bevestigen.
Afgeven of ophalen laten doen
Wie weinig pakketten verstuurt, is vaak sneller klaar met afgeven bij een servicepunt. Bij grotere aantallen of zware dozen is ophalen handiger. Bij vaste dagelijkse volumes kan een vaste ophaalafspraak met de vervoerder zinvol zijn.
Zet je het pakket binnen klaar, kies dan een plek bij de deur, zodat de chauffeur niet door je pand hoeft te lopen. Dat bespaart tijd voor jou en voor de chauffeur.
Veelgestelde vragen
Kan ik elk pakket laten ophalen?
Dat hangt af van de vervoerder, de dienst en de afspraken. Kijk in je account of op de website van de vervoerder.
Wat moet ik klaarzetten?
Een gesloten doos met een goed label, op een plek die voor de chauffeur bereikbaar is.
Wat als het pakket te zwaar is?
Elke dienst heeft een maximaal gewicht. Controleer dat vooraf. Is het pakket zwaarder, dan heb je een andere dienst nodig, zoals pallettransport.
Kan ik meerdere pakketten tegelijk laten ophalen?
Meestal wel. Geef het aantal door bij het ophaalverzoek en zet alle pakketten bij elkaar klaar.
