Een bedrijfsverhuizing draait om planning: een inventarisatie per afdeling, een tijdlijn van acht tot twaalf weken, genoeg dozen en tape, en duidelijke labels per werkplek. Hieronder staat een checklist voor verhuizen van een bedrijf of kantoor, met per fase wat je regelt en welke verpakkingsmaterialen je nodig hebt.
Checklist verhuizen bedrijf: de tijdlijn
De exacte termijn hangt af van de grootte van je bedrijf, maar deze volgorde werkt voor de meeste kantoren en kleine bedrijven.
| Wanneer | Wat je doet | Materiaal |
|---|---|---|
| 8 tot 12 weken ervoor | Verhuisdatum vastleggen, inventarisatie, plattegrond nieuwe locatie | Geen |
| 6 weken ervoor | Opruimen en archief schonen, offertes verhuizer, ICT plannen | Dozen voor archief bestellen |
| 4 weken ervoor | Archief en weinig gebruikte kasten inpakken | Verhuisdozen, tape, labels |
| 2 weken ervoor | Afdelingen indelen, kleurcodes toewijzen, bureaus leegmaken | Labels, kleurentape |
| Laatste week | Werkplekken inpakken, computers en kabels apart | Rekfolie, kabelzakken |
| Verhuisdag | Dozen op volgorde laden, locatie controleren | Reservetape, stiften |
Wil je weten hoeveel dozen je nodig hebt? Een eenvoudige schatting is het aantal werkplekken maal het aantal dozen per persoon, plus een marge voor gedeelde ruimtes. De rekentabel in hoeveel verhuisdozen heb ik nodig geeft een start voor een woning, en je past dat aan voor kantoorgebruik.
Welke dozen gebruik je voor een bedrijfsverhuizing
Voor kantoorverhuizingen heb je meestal twee soorten dozen nodig: kleine dozen voor papier en mappen, en grotere dozen voor materialen en kleding of werkkleding. In de collectie verhuisdozen vind je Amerikaanse vouwdozen in verschillende maten. De Amerikaanse vouwdoos van 40x40x30 cm start bij €1,06 bij grotere aantallen en is handig voor mappen en kantoorspullen.
Papier is zwaar. Een doos vol ordners kan snel te zwaar worden om te tillen. Vul dus liever twee kleinere dozen. Voor het gewicht dat een doos aankan, lees je meer in hoeveel kg een kartonnen doos kan dragen.
Archiefdozen
Dozen voor archief hoeven niet mooi te zijn, maar wel sterk en stapelbaar. Een stevige kartonnen doos met deksel of goed dichtgeplakte flappen werkt prima. Nummer elke doos en houd een lijst bij op de computer. Bewaar je het archief langer, dan zijn kartonnen opbergdozen een optie, zie kartonnen opbergdozen kiezen voor thuis en kantoor.
Grote hoeveelheden en palletvervoer
Bij grote volumes loont het om op palletmaat te werken. De container dozen zijn groot genoeg voor een pallet vol spullen. Een voorbeeld is de container doos van 118x78x108 cm, vanaf €9,17. Rolcontainers en verhuiskarren huur je meestal bij de verhuizer of een verhuurbedrijf. Die verkopen wij niet.
Tape, labels en kleurcodes
Een bedrijfsverhuizing staat of valt met labels. Geef elke afdeling een kleur en gebruik die kleur op de doos, de deur van de nieuwe ruimte en de plattegrond. Schrijf op de doos de afdeling, de naam van de medewerker en de inhoud in een paar woorden. Zo hoeft niemand te zoeken.
- Afdeling en kleur op twee zijkanten van de doos.
- Naam van de medewerker of de werkplek.
- Nummer van de doos, passend bij de lijst.
- Waarschuwing voor kwetsbare inhoud, zoals schermen of apparatuur.
Voor het sluiten gebruik je sterke verpakkingstape. Een tape dispenser maakt dit werk een stuk sneller bij honderd dozen. Etiketten en labels voor opslag staan in etiketten en labels voor opslag en magazijn.
Computers, kabels en apparatuur
Laat de ICT-afdeling of een externe partij de computers loskoppelen. Maak een foto van de kabelaansluiting voordat je alles loshaalt, label de kabels en stop ze in een zakje bij het apparaat. Verpak schermen rechtop in een stevige doos met opvulling, of in hun originele doos als je die nog hebt. Wikkel kleinere apparaten in opvulpapier en zet ze dicht bij elkaar in een doos zodat niets schuift. Meubels zoals bureaus en kasten wikkel je in rekfolie.
Vertrouwelijke dossiers en waardevolle spullen
Dossiers met persoonsgegevens, contracten en financiële stukken verhuis je liever apart van de rest. Zet ze in dozen die je dichtplakt en afsluit met sluitzegels, zodat je ziet of een doos onderweg is geopend. Laat een vaste medewerker deze dozen begeleiden en teken af bij aankomst. Waardevolle apparatuur, zoals laptops en telefoons, gaat bij voorkeur mee met de medewerker zelf.
Op de verhuisdag en daarna
Zet vooraf een verantwoordelijke aan de deur van de oude en de nieuwe locatie. Die houdt de lijst bij en controleert of dozen op de juiste verdieping terechtkomen. Houd reservetape, stiften en een mes bij de hand en laat lege dozen niet blijven staan, want ze zorgen voor rommel op de nieuwe werkplek. Plan na de verhuizing een moment om lege dozen te vouwen en op te halen, zodat de ruimte snel weer werkbaar is.
Wil je alle details over het kiezen van dozen en het inpakken zelf? Bekijk dan de gids over verhuisdozen kiezen en inpakken. Een persoonlijke verhuizing werkt iets anders, zie verhuizen inpakken per kamer.
Veelgestelde vragen
Hoe lang van tevoren plan je een bedrijfsverhuizing?
Begin acht tot twaalf weken van tevoren met de inventarisatie en de planning. Voor kleine kantoren kan het korter, voor grotere bedrijven langer.
Hoeveel dozen heb ik nodig per werkplek?
Dat verschilt per functie. Reken op enkele dozen per medewerker voor papier en persoonlijke spullen, en tel er archief en gedeelde ruimtes bij op.
Welke dozen zijn geschikt voor archief?
Stevige dubbelgolf dozen, niet te groot, zodat het gewicht te tillen blijft. Nummer elke doos en bewaar een lijst.
Hoe label ik dozen bij een kantoorverhuizing?
Met een kleur per afdeling, de naam van de medewerker en een nummer. Plak de kleur op twee zijkanten van de doos.
Bekijk ook
- Verhuisdozen
- Container dozen
- Verpakkingstape
- Verhuisdozen kiezen, kopen en inpakken
- Hoeveel verhuisdozen heb ik nodig
